私が今の職場に入社して感じたことは、「パソコンを使えない人が多い」ということでした。それも年配の方だけでなく、私よりも若い２０代の人もパソコンが使えないという人がいることに驚きでした。
今回はパソコンに関するエピソードを交えつつ、パソコンを使いこなすことでどのように業務を効率よく進めることができるのか、その方法についてお伝えしていきます。
滅茶苦茶な議事録
会議の議事録は、Wordを使って作ることが多いですよね。しかし私の職場では、年配のパートさんはパソコンを使えないので、大抵若い職員が議事録を作成することになります。
ある月の議事録を見たとき、私は唖然としました。まず文章にまとまりがないのです。会議で話をした内容をそのまま入力したので、重要な項目がどこにあるのか、分からない内容となっています。加えて文字の大きさやフォントがバラバラなので、とても見づらい議事録でした。
「よくこんなのが通ったな・・」と、心の中で思いました。
「コピペって何ですか？」
私の職場では、日報はパソコンで作成することになっています。ある日、20代前半の職員が日報を作成したのですが、10分以上かかっていたのです。「何でそんなに時間がかかるのだろう」と不思議に思い、作成している様子を見ると、同じ内容の文章をコピペせずに入力していたのです。
元々文章を入力するのが遅い人だったので、「コピペすると楽だよ」と教えました。するとその人は「コピペって何ですか？」と聞き返してきたのです。後から話を聞くと、パソコンは高校の授業以外触ったことがなく、コピペのことも知らなかったとのことです。その出来事を友人に話すと、「今はスマホばっかり使っている人が多いから、パソコンが使えないんじゃないの」という結論になりました。ネット社会でも、キーボードを触らないと、このようなことになるんだなと感じました。
※コピペとは・・・コピー＆ペーストのこと。パソコンを使う際、同じ文章を「コピー」して、「ペースト(貼り付ける)」こと。
パソコンを使いこなせれば、業務が楽になる
パソコンを使いこなすことは、今や介護職にとって必要不可欠です。タイピングが早くなれば、議事録や報告書の作成時間が大幅に短縮されます。またコピペや文章のフォントを変更することができれば、より分かりやすい議事録になり、職場内での評価も高くなりますよ。
加工や修正が簡単
パソコンを使いこなすことで生まれるメリットとして、「何度でも加工や修正ができる」ということです。レクリエーションを例に挙げると、レクで使用する道具(文字やカードなど)を手作りで行う場合、間違えたら修正できないことが多いです。その為何回もやり直し、時間がかかってしまいます。
しかしパソコンで作る場合、加工や修正が簡単にできます。またフォントや色の変更など、手作りよりも幅広いことができるということも利点です。
パソコン得意な人は重宝される
私の場合、他の職員よりパソコンが得意ということもあり、多くのことを頼まれます。その中の1つが、「職員の自己紹介カードを作成してほしい」という依頼でした。夏祭り等のイベントでご家族がいらっしゃるとき、「どんな職員が働いているのか、分かるようなカードを作ってほしい」というものでした。
私は職員の写真撮影をしつつ、カードに書いてもらう項目(出身地や趣味など)を考えてもらい、それをExcelで作成した表に書いてもらうことにしました。写真とコメントが集まったら、後はパソコンで作成しました。職員40人分のカードを作成したときは、上司から「凄い！」と褒められました。
今まで仕事が遅くて肩身の狭かった思いをしていましたが、「パソコン得意で良かった」と思えた瞬間でした。
まとめ
いかがでしょうか。パソコンを使いこなせることで、業務を効率よく進められるだけでなく、出来る事が増えていきます。その分頼まれることも多くなりますが、頼られる存在になるというメリットもあります。是非パソコンを使いこなして、仕事を楽に進めてください。
ライタープロフィール
miruto
リハビリ系の学校に通うも中退。ひきこもりを経て工場で働きながら通信制大学に通い社会福祉士になる。その後現場経験を培う為、特別養護老人ホームで介護員として働いている。
趣味は温泉巡り。
